首先，对组织或项目团队中已有的系统和流程进行内部审计以确定可能存在的差距至关重要。 它有助于了解当前状态以填写仍需要的流程和解决方案需求。 之后，很容易确定哪些功能目前没有得到满足，以便更好地按时和按预算交付项目，并且可以开始寻找有助于满足这些需求的 PMIS 解决方案。

一、什么是 PMIS？
项目管理知识手册 PMBoK® 指南将 PMIS 描述为“由用于收集、集成和传播项目管理过程输出的工具和技术组成的信息系统。它用于支持项目从启动到结束的所有方面，并且可以包括手动和自动系统。”

无论项目的规模如何，它都有需要管理和组织的信息和数据。随着项目的进展，围绕它的信息量也在增加。帮助项目经理控制和交付项目信息的系统变得必不可少。项目管理信息系统 (PMIS) 使项目专业人员能够在其生命周期的所有阶段轻松规划和跟踪项目进度。

一个好的 PMIS 将从各种来源、电子表格和系统收集所有项目数据和信息，作为项目管理团队所有项目数据的一个来源。有时个人会将文档中心错误地描绘为项目管理信息系统，但它应该不仅仅是项目文件和文档的集合。

二、6 个关键的 PMIS 特性和功能
选择 PMIS 的要求将根据组织的运营要求而有所不同。 同样，大多数项目管理信息系统在范围、设计和提供的功能方面各不相同，但在选择 PMIS 系统时，它至少具有以下六个特点和功能很重要：

1）规划与调度
无论是通过内置的调度功能还是通过与 Microsoft Project 或 Oracle Primavera P6 等调度应用程序的内置集成，PMIS 都将能够计划和计算项目的进度及其关键路径。 PMIS 将能够创建或导入项目的特定时间表，以及定义范围基线。
2）预算和估算
优质的项目管理信息系统能够将项目成本与单个任务或项目相关联，以生成更准确的预算估算。 PMIS 需要结合项目成本估算、预测、成本数据和进度信息，以确定准确的项目进度和绩效。 将这些数据集中在一个系统中，可以通过计划、估计和控制项目预算的过程来管理项目成本； 它与下面的成本管理和项目绩效密切相关。
3）资源与采购管理
PMIS 具有管理整个采购流程的功能很重要，因为资源和采购项目占项目成本和初步预算的很大一部分。
4）成本管理和项目绩效
可靠的 PMIS 使项目经理能够控制项目成本和绩效。 它将允许根据计划的数据更改将现有计划更新为实际情况，并在跟踪和管理所有项目更改的同时向他们提供假设情景。

计划价值、挣值和实际成本允许计算额外的项目价值，从预算角度或从进度角度指示项目的当前状态和绩效。

使用上述值，项目经理还可以使用以下估计完成时间 (ETC)、估计完成时间 (EAC)、完成差异 (VAC) 和完成绩效确定项目的当前状态，直到项目结束 指数（TCPI）。
5）进度报告
内置的项目进度报告对于节省项目经理的时间至关重要，同时为他们提供必要的工具来创建和发送针对不同受众（无论是团队成员还是利益相关者）量身定制的报告。 PMIS 将能够创建和共享收集和分析数据的报告。
6）数据与系统集成
对于项目管理信息系统来说，将所有项目数据整合在一起以消除数据孤岛非常重要。 PMIS 需要能够与其他应用程序或软件系统（即工资单、库存、ERP、Primavera P6 等调度系统等）集成。 这种系统集成允许访问来自不同项目的数据以进行多项目分析，并弥合将所有项目信息集中在一个地方所需的系统和应用程序之间的差距。

三、要点
项目组织必须选择 PMIS（如 ARES PRISM）来帮助管理他们的数据和项目信息，以节省时间、金钱并避免手动数据复制工作中的风险。 我们知道，收集、组织和分析项目信息对于按时按预算交付项目至关重要。 在寻找项目管理信息系统时，一定要考虑一个可以快速实施的解决方案，以便迅速看到投资回报，以及一个可扩展的工具，可以与您的组织一起发展。

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