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项目管理系统有哪些类型?该怎么选择?

项目管理系统有哪些类型?该怎么选择?

作者: 低代码架构师Kaiwen
阅读数:1600
更新时间:2024-02-23 12:34:49
浏览次数:2746次
项目管理系统有哪些类型?该怎么选择?
p>一、什么是项目管理?
项目管理是将数据、技能、技术工具和调度技术用于项目活动或任务,以计划、启动、执行、监控和关闭项目。

与常规管理的主要区别在于,项目管理的可交付成果取决于时间、预算和工作范围。 项目管理有许多技术和方法,但无论是传统的、瀑布式的、敏捷的还是精益的模型,该学科中都有一些结构是有保证的。

二、什么是项目管理系统?
项目管理系统在当今世界是绝对必要的,甚至在新冠疫情传播之前也是如此。这种工具的关键组件是什么?

项目管理系统允许您集中某个项目的日程安排、项目计划、成本控制、预算、实时团队沟通和协作。

这些类型的工具以清晰而简单的方式帮助解决各种复杂的 项目管理,例如管理资源、人力和金钱以及任务管理。根据软件的精细程度,它甚至可以提高 项目管理 的决策能力:允许对整个画面有一个清晰的视图,从而帮助识别工作流程中不符合功能的元素,是什么导致了创建瓶颈,甚至定价是否准确。

技术已经取得了长足的进步,随着市场对劳动力的需求增加,新的软件和学科出现是很自然的。劳动力变得更加基于服务,复杂的项目成为常态,团队每天都更加协作。自从 1910 年代甘特图出现以来已经有很长一段时间了,它的基础今天仍然相关,项目管理系统通常具有甘特图功能,但最好的将其原理与用户友好的界面相结合。

无论项目管理系统是基于甘特图、敏捷还是瀑布方法,研究该工具的重要方面是检查其主要功能,看看它们是否最适合范围和类型工作的。

三、项目管理系统的主要功能是什么?
项目管理 软件用于多个不同的行业和细分市场,并且有多种选项可供选择。 尽管存在某些差异和格式可供选择,但它始终不变的主要目的是:在项目中顺利实现任务和主要目标的规划和跟踪,同时关注资源和利益相关者。

然而,今天的管理软件已经发展得如此之多,它们不仅有助于规划和执行任务以满足最后期限,而且还有助于做出更准确的估计和监控项目成本。 这些是任何项目管理系统应该具有的主要功能:

   1.任务管理
为了促进项目规划,它必须提供设置时间表、分配项目任务和描述每个单独任务如何相互交互的可能性。 这些任务被指定为截止日期和状态报告。 作为简化团队之间协作的一种方式,这些项目管理解决方案包括一个中央文件存储库,每个利益相关者都可以在其中访问它们,从而改善团队协作。 这通常涉及文件共享、消息传递,甚至可能包括看板样式区域。

   2.时间跟踪
这似乎很明显,但时间管理和控制是必要的,也是项目计划的关键部分。 此外,我们不能忘记一个项目必须具有成本效益,才能算作一项富有成效的努力。 必须考虑团队的工作时间,这是最重要的。 如果注册的小时数提供一个自动化系统,软件会为每项任务分配估计的时间范围,那就更好了。

此外,一个真正有用的项目管理工具是允许根据每个成员的生产能力分配资源,只有当软件以自动方式实时跟踪时间时才能知道这一点。

   3.指标板
指标有助于决策。 例如,有关项目成本的信息是项目管理中最有价值的见解之一,因为它有助于了解项目是否会盈利,而无需考虑截止日期和客户满意度。 此类信息将使服务成本发生变化,并且还允许重新评估可能不值得提供的服务。

四、项目管理系统的类型
根据目标,可以根据功能、行业或用作基础的项目管理工具来组织项目管理系统。 让我们评估 3 个不同的类别:

根据 OGC 的 P3O 指南,可以根据用户效用及其彼此之间的联系来划分 项目管理 软件。

   1.个人
单独的 项目管理 软件由单个项目经理使用,它可以采用电子表格的形式,或具有 项目管理 所需的所有项目管理系统工具的简单应用程序。 它可以安装在整个组织中,但不同的人在此用户界面中彼此没有联系。
   2.协作的
协作软件的工作原理是将整个团队聚集在一起,通常有一个独特的规划数据源,但其他项目团队成员可以访问、查看和处理它。 这通常是可定制的,以免踩到彼此的脚趾。 这些系统可能更多地属于低技术范围,但如果它适合组织的需求,那就没问题了。 软件不需要华而不实也能正常工作。 但这些工具一次只能用于一个项目,即使多人同时使用。 无法链接来自多个项目的数据对于此类工具来说是一个巨大的挫折。
   3.融合的
对于同时执行多个项目的公司来说,集成软件是最好的项目管理系统。 来自当前和以前努力的数据是相互关联的; 由多个在不同领域工作的团队访问的单个大型机。 每个团队成员都可以访问有关其项目的信息。 这些 项目管理 工具通常具有集成数据和信息的功能,允许在仪表板式界面中观察多个项目。 基于服务器的应用程序允许自定义访问权限,从而为每个项目或每个任务创建授予权限的登录。 它们通常涉及投资组合管理、任务依赖、时间跟踪、应用内消息传递和调度。 他们的用户界面通常是友好的,并允许区分几种类型的项目,在某些情况下甚至会附带一个移动应用程序版本。


五、如何选择项目管理系统
一个工具应该支持一个 项目管理,如果它是一个负担,那么它就不能正常工作。选择错误的软件会使工作变得更加困难。为了整合正确的工具,人们必须清楚地了解该软件必须满足的需求。

第一步是定义公司需求,以及当前系统出现故障的具体位置。编写 项目管理 软件中需要存在的功能列表很重要;您是否需要自定义、访问授予选项?您是否必须使用报告工具?是否需要支持各种类型的项目?另一个重点是检查解决方案是否与当前的工作流程方法兼容。这甚至可能是检查当前系统和评估实际操作的机会。

谁会使用这个工具?它仅适用于内部人才,还是可供客户和外部利益相关者使用?如果是这种情况,那么它需要专业和用户友好。在这种情况下给出的反馈为客户体验增加了很多价值。

六、什么是项目管理生命周期,为什么它很重要?
项目有时会变得错综复杂且难以遵循。 不同的领域同时处理不同的任务,这可能导致子任务和可交付成果重叠。 项目是一个活动网络,包括不同的定义阶段,项目管理的生命周期包括:概念和启动、计划、执行和监控。
   1.启动
在启动阶段,项目经理在广泛的层面定义项目,从商业案例开始,研究提案是否有吸引力以及是否可以利用手头的资源。如果需要进行可行性测试,将在此阶段进行。这个阶段的一个有价值的输入是项目管理系统在之前完成的工作中收集的数据。有了这些信息和一点经验,即使没有商业智能学位,也可以计算提案的盈利能力。此外,如果他们同时进行多个项目,则可以检查项目团队的可用性,这非常方便。利益相关者也将提供他们的意见。如果提案获得批准,则会生成项目启动文件,其中划定了项目所需的目的、利益相关者、业务需求和资源。有一些项目管理工具包含用于此目的的模板。
   2.规划
规划是主要阶段,包括为利益相关者勾勒出清晰的任务路径。现在是确定团队目标的时候了。一个很好的目标设定方法是坚持 SMART 原则,这些目标需要是:

1)具体——谁将执行每项任务或子任务必须明确。
2)可衡量——每个人都必须坚持同样的质量和成功大炮。
3)可得性 – 选择主要目标和征服它的步骤。
4)现实——工作范围需要对所有相关方都可行。
5)及时——为完成这些目标设定一段时间。
计划包括生成衡量绩效的基准、使用其成本、关键可交付进度和实际工作范围。这很重要,一种可以沿途检查并确保项目按计划进行的地图。此时应明确说明职责、角色和工作分解时间表,以确保每个相关人员都了解自己的责任。以及沟通计划,如果涉及自由职业者和外部人才,则至关重要。该计划还应包括道路上可能的颠簸,例如不断变化的需求或客户的更正和审查。
   3.执行
项目执行看到可交付成果的完成。 此阶段从分配职责和任务开始,然后过渡到状态报告、会议、绩效更新和整体发展。 项目管理指导和管理项目的执行并建立跟踪系统。 如果与开发团队的状态会议未按计划进行,则可能需要更新项目计划和里程碑。
   4.监控
监控是确保正确开发可交付成果、绩效并确认项目进展按计划进行的手段。 项目管理 使用关键绩效指标 (KPI) 来衡量项目的整体绩效。 这些 KPI 通常涉及项目目标或目标,确保工作按计划进行且未超出预算,从而可以查看团队是否会在预计的时间内完成。 它们还可能涉及可交付成果的质量控制。 另一个重要的 KPI 是对项目变化的监督、已经或曾经面临的问题、它们是如何解决的以及它们得到处理的速度有多快。 这些范围的突然变化会受到密切监控,因为它们会影响项目绩效。
   5.关闭
完成项目,交付达到 项目管理 和客户的质量标准是主要目标。 但在到达那里之前,还有一些工作要做,解除为这个有限项目创建的复杂网络的武装。 这意味着支付人才费用,与承包商结束工作,签署并保存所有文件。 在这最后阶段,质量管理至关重要,如果他们很聪明并充分利用可用的项目管理工具,他们就会对已完成的项目进行盘点。 资源规划如何? 使用的工作方法是否正确? 团队合作流畅吗? 利益相关者对结果是否满意,他们会采取不同的做法吗? 时间跟踪在这一点上很有价值,让 项目管理 可以看到团队更大的努力在哪里。 这构成了未来努力的宝贵数据。

七、谁使用项目管理系统?
真正的问题应该是:谁不使用项目管理系统?在当前的市场和行业中,很难找到一家不采用 项目管理 解决方案的大中型公司。 IT 部门、工程师、建筑行业、广告和营销机构、网页设计师等都在使用这些系统。

就像我们上面提到的,时间跟踪有助于更好地了解所提供服务的盈利能力,并照顾工作流程和人才。

如果一项任务通常需要大约 12 个小时才能完成,而我们有此信息,那么负责该任务的团队成员和分配该任务的 项目管理 可以为其设定一个现实的截止日期。

不仅项目经理使用这种软件。团队的每个部分都使用项目管理应用程序或系统,例如项目经理、创意人员、内部和外部利益相关者、C 级个人、行政人员,甚至客户。

假设有一个涉及大客户的大项目。 项目管理 决定需要自由职业者,因为内部团队的工作时间太多。客户经理检查可交付成果并允许客户有一定的反馈,因此他们对 项目管理 解决方案的某些部分的访问受到限制,这是一个真正的益处,因为它改变了我们与客户之间的关系,这种反馈是附加值。

八、每种业务类型的项目管理系统示例
最佳类型的项目管理系统将取决于业务规模及其需求。今天,有许多可用的选项可供选择。您可能听说过企业微信、飞书、华为Welinkl和其他适合小型或基本公司的不错选择。但是您必须知道区分每个人的影响范围及其与您的流程和目标的兼容性。

这就是为什么 COR 使用 AI 来加强其时间跟踪功能和通过其智能建议自动上传小时数的原因,用户应该只接受这些建议。对于大中型团队来说,它是一个出色的项目管理工具,特别是对于那些提供专业服务并需要解决收费时间和投入时间之间差异的公司。

这是一个“一体化”工具,因为它包括任务和资源管理、智能甘特图、每个任务的时间估计和实时盈利指标等关键功能。该软件最好的部分是它的人工智能,它利用以前交易的注册数据,生成每种服​​务类型的成本和利润估计的预测。这极大地有助于确定公司提供的每个项目和服务的盈利能力。它成为真正的盟友,成为高风险业务决策的执行指南针。

九、如何选择项目管理系统
到现在为止,您可能非常确定您选择为您的公司或组织实施项目管理系统。但是,我们邀请您考虑会产生影响的某些方面或功能。该软件不仅可以帮助您组织工作范围并及时提供优质服务,还可以帮助您从数据中学习以及了解项目和客户是否有利可图。

如今,在选择项目管理系统时,最重要的问题是问自己该平台是否能帮助您更好地了解可变成本,即投入的工时。毫无疑问,要想在每个项目的最后期限和资源估计、战略性工作分配和盈利能力衡量方面取得成功,这是需要克服的最大挑战。

因此,在选择项目管理系统时,问问自己:

1.该软件是否具有自动时间跟踪或注册功能?
2.该软件是否提供对我的客户的访问以鼓励透明度?
3.该软件能否实时衡量每个项目的盈利能力?
4.事实是,如今,技术为我们提供了巨大的优势,如果有人知道如何利用它,他们将能够从另一个层面控制自己的业务。因此,在为您的公司选择项目管理系统时,请5.检查它是否支持透明文化,是否快速高效,是否支持您的质量标准,以及它是否能保证项目对您的组织有利可图。

专业建议,尽管市面流行的项目管理系统可以解决绝大多数问题,但从公司长远发展的角度,开发自己的项目管理系统似乎成了唯一的道路。但开发项目管理系统也会为项目增加不小的负担,因此选择低代码平台不失为一种明智的选择,南京速优云采用低代码平台+定制的方案,保证效率的同时降低成本,一定会让您耳目一新!

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