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如何构建优秀的项目管理系统

作者：零代码工程师小唐

阅读数：1547

更新时间：2024-02-23 12:34:49

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p>如果您决定创建自己的项目管理工具，很可能是因为您厌倦了寻找完美的工具来使您的项目管理过程更轻松、更高效，以满足您的所有要求，正如世界各地的许多团队都有同样的想法的那样，对好的项目管理系统的需求从未停过。

不妨从字节跳动旗下产品飞书中寻找经验来帮助您获得成功。

飞书是一款非常受欢迎且无处不在的项目管理系统，甚至不需要引入。它以用户友好而著称，是简单项目的理想选择。

那么为什么人们如此喜欢飞书呢？项目经理喜欢飞书，因为它提供以下功能：

（1）待办事项清单
（2）个人和团队日历
（3）文件共享
（4）项目归档
（5）里程碑管理
（6）类似论坛的消息传递（小组讨论）
（7）任务分配
（8）项目模板
（9）项目权限
（10）流动性
但是，尽管它提供了许多功能，但飞书仍然缺乏一些基本的必需品。飞书项目管理系统仍然不提供：
（1）成本追踪
（2）时间跟踪
（3）甘特图
（4）看板
（5）子任务
（6）任务依赖

这甚至不是飞书没有的必要功能的完整列表。请记住，飞书旨在帮助您仅管理某些类型的项目。它不一定对每个单独的项目经理和每个单独的项目都有好处。

同样的故事也适用于其他项目管理系统包：钉钉、企业微信、华为的Welink被数百万人使用，并且深受喜爱（大部分时间）。但是对于这些工具仍然有一些常见的抱怨。以下是一些示例：

（1）我们准备做出让步并使我们的工作流程适应所选软件，但它不允许我们进行优化（它不灵活）；
（2）该软件缺少我们确实需要的功能，但有很多我们不需要的功能；
（3）我们的工作流程是完全独一无二的，没有任何工具可以完美地补充它。
所有的公司都是独一无二的。他们以自己独特的方式管理项目。难怪很难找到一种普遍适用的工具。但是您始终可以构建自己的项目管理系统，让您自己的公司完全满意。因此最好的方法是构建自己公司的项目管理系统。

如何构建自己的项目管理系统

那么如何才能更好地创建像飞书这样的自己的项目管理系统呢？

一、了解您自己的工作流程

定义您的工作流程
您的工作流程是您用来实现目标的过程。例如，在一家软件开发公司，您的项目很可能被划分为多个任务。所有这些任务一般都要经过几个阶段，例如：

分析——设计——构建——测试——部署——检测

每个任务应进一步分为几个离散阶段（状态），例如：

未开始——正在进行——审批——完成

我们还定义了任务状态之间允许的所有转换。另外，不要忘记弄清楚反向转换，例如，如果“正在开发”的任务尚未获得批准并且应该重新开发。

请记住，您还必须定义允许执行每个转换的用户角色。

我们已经向您展示了工作流程的基础知识。现在让我们看看明确定义的工作流程显示了什么：

（1）一个清晰且可重复的过程，带来结果；
（2）不同人的责任分工明确；
（3）一种向所有员工传达流程的简单方法。

如果您想构建自己的项目管理系统，定义自己的工作流程是第一步，也是最重要的一步。您还应该注意所有可能的情况，同时尽量使您的工作流程保持简单。

请记住，您自己的项目管理系统只是一种补充您工作流程的工具。因此，如果您的工作流程定义不明确，您的软件将无法帮助您以高效且简单的方式管理您的项目。

一旦您定义了自己的工作流程，我们就可以进行下一步：创建要包含在您的项目管理工具中的功能列表。

二、了解项目管理系统的共同特点

一些项目管理系统缺乏您需要的某些功能，但同时提供了大量您不需要的功能。这令人沮丧。但是有一组共同的功能可以使任何项目管理应用程序成为项目管理应用程序，而不是其他类型的产品。让我们来看看这些核心功能。

1.任务管理
任务管理是每个项目经理计划和安排项目所需的关键功能之一。此功能允许项目经理定义任务、将它们分配给团队成员、设置优先级并监控截止日期。
2.协作和文件共享
大多数任务是由不同阶段的几个人完成的。例如，在我写完这篇文章的初稿后，我将其发送给了留下反馈的编辑。一旦第二稿几乎准备好，我们的专家就会通过它来检查关键字。协作对大多数团队都很重要，因此拥有一个团队可以协作并一起解决问题的地方很重要。拥有文件共享功能也很不错，让团队成员能够上传和存储文件、日历和联系人，并且还可以在外部共享这些文件。
3.时间跟踪
时间跟踪使用户能够跟踪在任务上花费的时间。此功能对于计算团队的生产力至关重要。它允许项目经理跟踪成本，同时使利益相关者能够提前估计时间。时间跟踪功能还应该让团队成员记录他们为每项任务投入的时间，并记录在此期间完成的工作。
4.报告
报告可帮助您成功管理项目，为您提供项目进度的全面概览和完整画面。您还可以与合适的人分享此进度。

三、项目管理系统的附加功能
以下是您可能喜欢的项目管理系统中的一些高级工具，但它们完全是可选的：

1.开票
发票允许您跟踪付款和费用并为您的客户生成发票，然后他们可以直接在您的应用程序中付款（例如使用支付宝）。
2.预算
当然，您可以使用 Excel 电子表格进行预算，但不要忘记项目越大，您需要记录和管理的费用就越多。在您的项目管理系统中集成预算功能可以帮助您更轻松地控制成本和时间。然而，并非所有团队都需要此功能。
3.甘特图
与最初计划的相比，甘特图可以让您详细了解所有任务的进度。它们还可以向您显示不同任务之间的依赖关系，并允许您编辑现有依赖关系或设置新的依赖关系。甘特图主要用于高层规划。
4.投资组合管理
项目组合管理可让您预测项目路线图、管理团队资源并通过实时计划跟踪进度。例如，许多软件开发公司都有所谓的“实验室”或研发项目，用于获取选定领域的专业知识。在项目组合管理功能的帮助下，这些公司可以评估他们关于研发项目的决策，并选择能够提供预期投资回报的项目。此功能以及甘特图用于高级规划。
5.高级任务管理
高级任务管理工具可以创建自动化工作流、自动分配任务并通过电子邮件提醒利益相关者。它们还允许您创建子任务、管理它们、确定它们的优先级并使其自动化。如果您从事困难的项目并需要进行大量高级计划，则高级任务管理会很有帮助。
6.API接口
团队通常会使用很多软件而不是他们的项目管理工具来帮助他们更好地工作。但所有这些应用程序都可以集成到您的项目管理工具中。
7.问题跟踪和错误跟踪
问题跟踪和错误跟踪功能让您可以提交、跟踪和修复软件项目必然会生成的错误和问题。它们可帮助您轻松配置错误生命周期的状态和工作流程。
我们可以永远继续使用潜在的功能。但重要的不是功能本身，而是您的软件可以帮助您的团队实现什么——为您的工作带来更好的结果。在编写您想要的功能列表之前，先问自己一个问题：它们真的有用且相关吗？如果是，请将您对项目管理系统的要求发送给您的开发团队！我们建议从 MVP（最小可行产品）开始您的项目管理系统开发。您产品的 MVP 将让您在自己的团队中对其进行测试，获得他们的反馈，并进行调整和改进。

四、为您的开发团队创建需求列表
现在您已经定义了您的工作流程并确定了对您自己的项目管理工具必不可少的功能，您可以将所有这些信息放在一起并开始创建需求列表。我们将提供一些有关如何执行此操作的建议。

首先，构建有关您未来产品的所有信息。您可以创建一个简单的功能列表，让您的开发团队大致了解您的产品。接下来，您必须定义系统中组件之间的依赖关系，即这些系统组件如何相互交互。为此，您可以创建简单的活动图。如果您可以为您的开发团队提供线框图，那也将非常有帮助，因为这将使他们了解您对如何设计 UX 的愿景。

为了阐明系统的特定功能或部分应该如何工作，您可以创建用户故事（粗略地说，它描述了用户使用给定功能完成的主要场景/目标）。用户故事伴随着用例，这些用例是打算使用此功能的特定场景的列表。你对每个案例的描述越详细，你的开发团队对系统的理解就越清晰。

构建您自己的项目管理工具似乎是一件大事。但实际上是完全可行的。只需按照我们在本文中定义的步骤开始，找出您的工作流程，然后选择与之相辅相成的功能。你会对结果印象深刻！当然，如果您仍有疑问，或者想了解如何采用低代码平台的方式构建属于自己的项目管理工具，不妨了解下南京速优云公司。采用低代码平台+定制的方法一定会让您耳目一新！