虽然我们都喜欢下载这个神奇的工具，它可以实现所有任务并涵盖我们所需功能集中的所有内容，但可用的选项过多使得找到一个功能强大的 项目管理 工具成为一项艰巨的任务。有成百上千的系统解决方案都专注于相同的功能——跟踪和组织项目管理过程并加强团队协作。

要为您的团队找到最好的系统，请考虑您需要哪些功能来有效地管理您的项目。为确保您在搜索新系统时不会遗漏某些重要方面，请查看项目管理工具的必备功能。优秀的项目管理系统功能包括：
1.项目计划和调度
2.团队协作
3.时间跟踪
4.报告
5.项目预算
6.计费和报价

读完本文后，您将对 项目管理 系统的基本功能有一个清晰的了解，并准备好在为您选择合适的 项目管理 系统时做出明智的决定。

一、计划和调度

在管理团队时，让每个人的任务和职责都清晰可见是非常重要的。 帮助避免误解并知道将新任务委派给谁。

最好的在线项目管理系统可以将任务分配给团队成员并设置优先级和截止日期。 每次计划完成日期临近且活动仍未完成时，将到期日期添加到任务会自动发送通知。

1.优先任务

不用说，您还应该能够优先考虑您的活动。 每当出现紧急问题时，对任务进行优先排序是非常有用的。 通过使用带有预定时间段的计划工具，您可以在计划的日程中快速腾出空间，而无需手动重新安排整个项目计划。

2.敏捷任务管理工具

在领导项目团队时，您需要一个工具来概述所有即将开展的活动并将任务分配给团队成员。

任务管理功能在基于 Web 的工作计划系统中几乎无处不在，这意味着找到一个并不是一项艰巨的任务。 但是在寻找新的 项目管理 系统时不要忽视它，因为它对于高效的团队合作至关重要。

3.共享团队日历

用于安排和组织会议的团队日历是 项目管理 系统的另一个必备品。 建立与流行日历工具同步的共享日历可确保每个人都能收到通知并按时参加会议。 您还可以将重要的截止日期添加到您的团队日历，以快速了解即将到来的里程碑。

如果您的团队成员使用不同的日历，请查找流行日历工具集成的 项目管理 工具。

4.计划和任务调度工具

一个很棒的团队合作工具是规划器功能，它概述了您所有计划的项目任务，并使安排新活动非常容易。

以下是计划员如何增强您的项目管理：

1）时间段视图概述了为每个团队成员预订了多少小时和任务，显示了未安排的时间段
2）您将深入了解在项目的下一步中分配新任务的人
3）快速概览每个人的任务和计划外时间有助于设定切合实际的截止日期并避免超额预订人员
4）每当需要优先处理紧急任务时，您可以将其他任务提前并为这些高优先级任务腾出空间
5）如果一名团队成员提前完成了他们的任务，您可以在必要时为他们分配更多的职责。
6）您最终将拥有一个效率更高的项目团队

1.文件共享

最好的项目管理系统包括文件共享、共享日历和联系人列表的功能。 每个团队成员都可以将信息插入系统，其他人可以随时随地快速访问。

一些 项目管理 工具允许将文件添加到项目以进行快速共享。 在选择您的项目系统时，请检查它们是否提供免费存储空间来上传您的文件和数据。

2.团队沟通

一些系统提供商在项目管理工具中构建了一个信使应用程序。

3.团队仪表板

如果可能，请选择能够创建每个人都可以访问的团队仪表板的系统解决方案。 您可以向仪表板添加图形、图表、可视化指标和关键绩效指标 (KPI)。

团队仪表板可以作为项目 KPI 报告，是在会议期间使用、向每个人展示您跟踪的指标并将实际实时结果与计划时间表进行比较的完美工具。

查看 KPI 可以快速了解团队是否正在实现目标，从而做出更明智的决策。 此外，您可以与团队成员共享图表，以便每个人都可以表达他们对如何提高项目绩效的想法。

了解有关 KPI 仪表板以及如何创建仪表板的更多信息。

4.共享客户数据

如果您在代理机构工作，那么存储和管理您的客户数据非常重要。 最好的项目管理工具可帮助您做到这一点，并让您创建可以与其他团队成员共享的客户卡。
有关有用的客户管理工具的更多示例，请参阅 20 项基本 CRM 功能列表。

例如，插入客户的联系信息并将项目和发票链接到客户资料。 之后，您可以按不同类别快速管理和组织您的客户，例如发票到期的公司、等待您的产品的人，甚至是值得信赖的合作伙伴。

三、文档管理
您不是在 Excel 电子表格上管理所有项目数据，是吗？ 您知道高达 88% 的电子表格包含错误吗？ 查看您需要 Excel 替代品的所有业务流程。

1.可在一处访问所有数据

在一个地方访问所有项目信息不是很好吗？ 包括计划和完成的任务、过去和即将发生的日历事件、客户数据、项目资源、费用和发送给客户的账单。

2.快速访问您的数据

将所有数据收集到一个全面的 项目管理 工具中意味着您可以轻松地与您的团队共享它并通过几次点击访问它。 无需在多个电子表格之间切换以查找数据位。

在搜索最佳项目管理系统时，请询问公司他们的工具能够存储和管理哪些类型的信息。 并非所有 项目管理 工具都包括客户关系管理 (CRM) 或发票自动化。

在一个地方收集信息的另一个未被充分利用的好处是您将获得详细的报告。 下一节将详细介绍这一点。

四、报告
要成功管理您的项目，您需要了解需要快速解决的缺点和问题。 要全面了解您的项目进度，您至少需要两个功能——富有洞察力的报告和 KPI 仪表板。

1.可定制的报告

最好的项目管理系统包括收集您之前插入的项目数据并支持创建可定制报告的报告工具。

例如，您可以获得有关项目预算、费用、已完成任务和团队成员绩效的报告。 由于您已经为 项目管理 工具收集了大量数据集，因此您可以随时创建新报告并选择要包含在图形或图表中的参数和信息类别。

报告使您能够快速了解项目的进展情况，您还会注意到表现最佳的项目团队。 如果您的图表上出现了负面趋势，您可以立即采取行动。

如果您知道问题的根本原因，则更容易解决问题。 您可以通过比较多个报告并与您的团队成员讨论来确定问题。

2.项目 KPI 仪表盘

跟踪项目绩效的最快方法是创建一个项目仪表板，该仪表板可实时自动更新信息。 包括重要指标，如计划和实际项目价值、进度差异和已完成任务的百分比。

3.出于多种目的创建多个 KPI 报告：

（1）共享团队仪表板
（2）财务KPI报告
（3）项目绩效仪表盘
（4）项目经理仪表板

五、资源管理

不仅需要管理团队的时间。 您可能需要一个工具来跟踪其他项目资源：例如，会议室和项目过程中使用的材料。

安排您的项目资源

一个出色的项目管理工具包括一个资源管理功能，概述所有计划和计划的资源并计算它们的使用成本。 这有助于避免过度分配和因缺乏资源而可能发生的冲突。

当资源被过度使用时，您会立即注意到，并可以决定是限制其使用还是为其开发制定新的指导方针。

作为项目经理，您可以管理资源并将其分配给特定任务，并确保每个人都拥有完成任务所需的资源和工具。

六、管理项目预算

项目越大，您需要记录和管理的费用就越多。 对于有效的费用管理，Excel 电子表格不是一种选择。

1.预算报告

您将需要一个项目管理工具来跟踪您的费用并提供快速清晰的预算绩效报告。

最好的项目预算系统可为您提供有关项目费用、支出和总额的每周和每月报告。 您还会注意到您的项目何时超出预算。

要将数据保存到您的计算机，您可以轻松导出您需要的所有数据。

2.项目预算仪表盘

创建财务报告仪表板并添加多个 KPI 以反映您的项目进度。

将图形和图表添加到您的仪表板以获取有关您的项目的实时更新。 要与团队成员共享仪表板或预算报告，请设置访问权限，确保合适的人员接收数据。

3.计时计费和自动开票

在代理机构工作并与多个客户打交道时，您还需要该系统来启用时间计费和发票。 您需要跟踪在任务上花费的时间，向用户添加小时费率并根据完成的工作编制发票。

4.时间跟踪

使用时间跟踪系统记录在任务上花费的时间，并使用数据来自动化您的发票流程。

您可以找到带有集成时间跟踪工具的 项目管理 系统，但它可能会以其他重要功能为代价。 总有可能将时间跟踪解决方案集成到 项目管理 工具中，以记录您的工作并将其链接到客户资料和项目。

5.自动开票

虽然开具发票可能会占用您最好的时间，但有一种方法可以通过点击几下来编译和转发帐单。 您可以使用预先设计的 PDF 模板和自动为您发送发票的系统来实现这一点。 最好的时间计费系统可以为到期发票设置电子邮件提醒，并进一步减轻您的工作量。

开始使用具有计时计费功能的项目管理系统每周最多可以节省 10 小时的项目经理时间。 尝试发票自动化以确定它节省了多少时间。

七、总结

那么成功运行项目团队需要哪些不可替代的项目管理系统功能？

您是在寻找一种工具来满足您的所有需求，还是愿意为不同的活动使用多种工具？通常，多合一的 项目管理 工具具有更好的报告能力，并使您能够在一个地方访问所有项目数据。

找到完美的工具后，请确保遵循新系统实施过程的所有必要步骤，并为所有新工具产生高度的用户接受度。

如果您仍然有问题，请联系南京速优云，全新的低代码平台+定制的方案，为您专属定制项目管理系统，高效简洁的方案一定会让您耳目一新！

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